1. 离退休工作处各老年活动中心（室）会议室是离退休工作处党委行政、各科室（校区办）、处党委所属党支部、离退休老同志各平台等召开会议，组织研讨、讲座等学习和活动的场所。

2. 会议室的使用实行归口管理。校本部老年活动中心会议室归口处综合办公室管理协调，南校区、湘雅和铁道老年活动中心（室）会议室相应归口到各校区办公室管理协调。凡需使用会议室，需提前告知。会议室优先保证上级及处党政的会议、活动。

3. 会议室一般不得随便外借，确需外借，须提前办理手续。

4. 会议室使用，必须明确本次会议、活动的具体联络负责人，该联络负责人对会议、活动的全过程负责。

5. 使用会议室的单位（组织），按会议、活动要求，牵头负责布置会场、准备茶水。需请勤杂人员（临时工）帮助准备，请直接与其联系协调。会后负责关闭电器，关好门窗。

6. 节约用电，空调温度夏季不能低于26℃，冬季不能高于18℃。根据会议、活动人数适时调整空调开放台数。

7. 会议室是重点安全防范部位，要提高安全意识，发现异常情况时及时报告，妥善处置。